Dix bons conseils pour les voyages d'affaires à petit budget

2024 Auteur: Cyrus Reynolds | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-07 23:34

Les voyages d'affaires à petit budget sont plus importants aujourd'hui qu'à tout autre moment de notre histoire. Les budgets de voyage sont de plus en plus surveillés. Les PDG qui réduisent les coûts veulent que leurs employés fassent moins de trajets. Ils veulent également que les dépenses de voyages qui sont absolument nécessaires soient maintenues à des minimums responsables. Malheureusement, certaines des mesures de réduction des coûts utilisées par les voyageurs d'agrément sont peu pratiques, voire impossibles, dans le monde des voyages d'affaires. Voici quelques conseils qui vous aideront à produire une note de frais plus agréable.

Construire un budget réaliste, basé sur la destination

Un budget doit être réaliste et basé sur les coûts de destination plutôt qu'un chiffre arbitraire des indemnités journalières. N'envoyez pas quelqu'un à New York et à Cedar Rapids avec le même compte de dépenses. Vous pouvez savoir combien il en coûtera pour envoyer un employé sur un voyage donné avant qu'il ne parte pour l'aéroport. Si vous devez voyager vers des destinations chères, ne désespérez pas. Bon nombre des villes les plus grandes et les plus chères offrent également des avantages en termes d'économies. Paris, Londres et New York, par exemple, offrent toutes des systèmes de métro très développés et efficaces. Il est possible de voyager dans ces villes à très peu de frais.

Petites entreprises: nommez un expert en voyages interne

Saviez-vous qu'il existeau moins cinq outils Internet que vous pouvez utiliser pour suivre les tarifs aériens, dont un qui vous dira ce que les gens ont payé sur un itinéraire particulier au cours des derniers jours ?

Avoir ce type d'informations dans vos favoris peut aider quelqu'un de votre petite entreprise à devenir une sorte de "bureau de voyage" interne. Familiarisez-vous également avec Priceline, la location de voitures et les laissez-passer de transport. Laissez ensuite votre expert prendre des dispositions pour tout le monde.

Négocier les tarifs des hôtels dans les destinations fréquemment visitées

Les aubergistes feront la grimace, mais vous pouvez parfois négocier les tarifs avec les hôtels. Si vous séjournez dans un hôtel donné 10 nuits dans les prochains mois, c'est 10 nuits pour lesquelles ils n'ont plus à se soucier d'une chambre vide. Cela devrait valoir un tarif spécial si vous payez à l'avance. Ça ne fait jamais de mal de demander. Les hôtels offrent des pauses et des "tarifs d'entreprise" tout le temps… ils n'en font tout simplement pas la publicité. S'ils peuvent vous faire payer le prix fort, ils sont contents. Si vous pouvez leur dire que c'est entre leur propriété et une autre en bas de la rue pour vos 20 nuits d'affaires ce trimestre, ils offriront fréquemment une sorte de réduction.

Évitez de faire du dîner le repas le plus important de la journée

Il est presque toujours moins cher d'inviter des clients à un bon déjeuner qu'à un bon dîner. Parfois, un restaurant que vous ne pouvez pas vous permettre de dîner est dans les limites de votre budget à l'heure du déjeuner. Dans le même ordre d'idées, faites le plein d'un petit-déjeuner gratuit s'il est proposé dans votre hôtel. Cela pourrait réduire la tentation de commander un déjeuner ou un dîner coûteux.

Emballez légèrement

Ce n'est pas toujourspossible d'emballer légèrement pour un voyage d'affaires, mais moins vous trimballez, plus vous réalisez d'économies. Je vois des voyageurs d'affaires prendre les transports en commun locaux pour se rendre à l'aéroport tout le temps, mais ces voyageurs n'ont pas trois sacs lourds en remorque. Ce sont des voyageurs à bord qui savent qu'il peut en coûter 4,50 $ pour prendre les transports en commun au lieu de payer 30 $ à un chauffeur de taxi.

Trois stratégies de location de voiture

Il est parfois avantageux de réserver le plus petit modèle au prix le plus bas, en particulier dans les endroits où ils n'ont peut-être pas beaucoup de voitures sous-compactes en stock. S'ils sont épuisés, ils sont tenus de vous mettre à niveau au prix sous-compact.

Renoncez à l'assurance offerte au comptoir de location de voiture si votre assurance auto personnelle ou votre carte de crédit vous couvre. La couverture de location de voiture a tendance à être chère.

Demandez toujours une voiture avec un réservoir d'essence plein et assurez-vous de la rendre pleine. De cette façon, vous ne payez que pour le gaz que vous brûlez.

Ne paniquez pas sur les voyages à court préavis

Tout d'abord, consultez les pages "offres spéciales" des compagnies aériennes et les compagnies aériennes à bas prix. Southwest, par exemple, a généralement un tarif "sans rendez-vous" (jour de) qui est nettement moins cher que ses concurrents. Soyez prudent en utilisant Priceline pour les vols, car vous pouvez obtenir des horaires très désagréables en échange de vos économies. Dans les hôtels, Priceline fonctionne souvent très bien.

Enchérissez sur des hôtels haut de gamme pour garantir un prix abordable

La « folie » est parfois une nécessité commerciale. Vous ne voulez pas offrir à votre client un steak bon marché, et vous ne voulez pas qu'il vous dépose au Roach Trap Motel. Le défi est de fournir de la qualité à un prix raisonnable.

Utiliser Internet pour réserver des billets d'avion, des hôtels et même réserver des tables dans des restaurants rend ces folies moins dangereuses pour la santé de votre budget. Par exemple, Priceline ou Hotwire vous permettent parfois d'acheter une chambre trois ou quatre étoiles (et les services qui vont avec) à un prix une ou deux étoiles. Vous pouvez utiliser des guides de menus en ligne pour trouver des restaurants haut de gamme mais pas excessivement chers.

Réservez un voyage en avion pour le milieu de la semaine

Les séjours du samedi soir disparaissent alors que les compagnies aériennes à bas prix écrivent de nouvelles règles sur les tarifs aériens. Mais quelques billets d'avion nécessitent encore de rester le samedi soir. La plupart des voyageurs d'affaires veulent être chez eux le week-end, mais si vous pouvez organiser un voyage pour profiter d'un tarif beaucoup plus bas, cela vaut la peine d'être pris en considération.

En parlant de samedi, c'est l'un des trois jours les moins chers pour voler, avec les mardis et les mercredis. Les jeudis suivent de près. Les lundis et vendredis sont souvent plus chers. Réservez en conséquence.

Ne touchez pas au mini-bar et au sélecteur de films dans la chambre

C'est un conseil évident, mais il vaut la peine de le répéter: ne touchez pas au mini-bar ! Vous penseriez à deux fois avant de payer 8 $ pour un paquet de cacahuètes en vacances, alors pourquoi un voyage d'affaires est-il différent ? Il en va de même pour les films à 20 $ dans la chambre. Emportez plutôt un bon livre ou un DVD à regarder sur votre ordinateur portable.